Aruba เผยผลการศึกษาศักยภาพของ Digital Workplace พร้อมแนะองค์กรให้ตระหนักเรื่อง Data Security มากขึ้น

รายงานการศึกษาระดับสากลฉบับนี้ชี้ให้เห็นผลดีอื่น ๆ ที่เกิดขึ้นมากกว่าเรื่องผลการทำงานที่เพิ่มขึ้น และเตือนองค์กรให้เตรียมพร้อมเรื่องการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลมากให้ยิ่งขึ้น

พนักงานทั้งหลายที่ทำงานอยู่ในสำนักงานที่ทันสมัยเพียบพร้อมไปด้วยเทคโนโลยีดิจิทัล (Digital Workplace) ไม่เพียงแต่จะมีผลการทำงานเพิ่มขึ้น แต่ยังมีแรงจูงใจในการทำงานมากขึ้น มีความพึงพอใจในการทำงานสูงขึ้นและมีรายงานที่ชี้ให้เห็นสภาพการดำเนินชีวิตโดยรวมที่ดีขึ้น ตามผลการศึกษาระดับสากลซึ่งจัดทำโดยอรูบ้า (Aruba) บริษัทในเครือบริษัทฮิวเลตต์แพคการ์ดเอ็นเตอร์ไพรส์

ในรายงานผลการศึกษาเรื่อง นักปฏิวัติดิจิทัลช่วยปลดล็อคศักยภาพของสำนักงานยุคดิจิทัล (Digital Revolutionaries Unlock the Potential of the Digital Workplace) ชี้ให้เห็นผลดีทั้งในด้านธุรกิจและการดำเนินชีวิตของพนักงานในที่ทำงานที่ใช้ดิจิทัลเป็นตัวขับดันการทำงาน (digital-driven workplace) มากขึ้น และการที่บริษัทที่ก้าวหน้าทางด้านเทคโนโลยีน้อยกว่ามีโอกาสเสี่ยงที่จะถูกแซงหน้าโดยคู่แข่งที่เหนือกว่า ไม่สามารถดึงดูดพนักงานเก่ง ๆ ชั้นแนวหน้ามาทำงานกับตนได้ และยังเตือนให้บริษัททั้งหลายต้องเพิ่มความสนใจมากขึ้นแก่พนักงานที่มีวิถีชีวิตผูกพันกับดิจิทัล (digital-savvy employee) เหล่านี้ว่าอาจจะเป็นผู้ที่เพิ่มความเสี่ยงในด้านความปลอดภัยของข้อมูลและข่าวสารให้แก่องค์กรได้

เนื้อหาหลักและการค้นพบที่สำคัญ

การศึกษาพนักงานทั่วโลกจำนวน 7,000 คนใน 15 ประเทศของหลากหลายองค์กรพบว่ามีความแตกต่างอย่างชัดเจนในเรื่องประสิทธิภาพการทำงานและความรู้สึกผูกพันของพนักงานกับองค์กรระหว่างในองค์กรที่มีสำนักงานยุคดิจิทัลกับองค์กรที่นำเทคโนโลยีดิจิทัลมาใช้ในระดับที่น้อยกว่า เนื้อหาสำคัญที่พบได้แก่

นอกเหนือจาการเพิ่มผลสำเร็จในการทำงานแล้ว เครื่องมือดิจิทัลยังมีผลดีในการดำเนินชีวิตอีกด้วย : “นักปฏิวัติดิจิทัล” (Digital Revolutionaries) ในที่นี้คือพนักงานที่ได้ทำงานอยู่ในที่ทำงานที่ใช้ความสามารถทางดิจิทัลอย่างเต็มที่มีเทคโนโลยีสำนักงานใหม่ ๆ ให้ใช้อย่างกว้างขวาง - พบว่า 51% มีความพึงพอใจในการทำงานค่อนข้างสูง และ 43% มีความรู้สึกเชิงบวกในเรื่องความสมดุลระหว่างการทำงานและการดำเนินชีวิต (work-life balance) ของตนมากกว่าพนักงานในบริษัทที่มีสำนักงานล้าหลังกว่าด้านดิจิทัล (digital laggards) – ซึ่งเข้าถึงเทคโนโลยีในการทำงานที่เป็นดิจิทัลได้น้อยกว่า พนักงานในที่ทำงานที่มีการปฏิวัติในเชิงดิจิทัลนี้มีถึง 56% บอกว่ามีแรงจูงใจในการทำงานมากขึ้น และ 83% ชื่นชมในวิสัยทัศน์ขององค์กรของตน

การทำงานด้วยดิจิทัลยังช่วยสนับสนุนการพัฒนาความเชี่ยวชาญในวิชาชีพอีกด้วย : 65% ของพนักงานในที่เป็นนักปฏิวัติดิจิทัลรายงานว่าตนเองมีการพัฒนาในเรื่องความเชี่ยวชาญทางด้านวิชาชีพและมีการเติบโตในสายงานอาชีพเพิ่มขึ้นด้วยการใช้เทคโนโลยีดิจิทัล เปรียบเทียบกับ 31% ที่ตอบในทำนองเดียวกันขององค์กรที่ล้าหลังกว่า ในที่ทำงานดิจิทัลมี 72% ของนักปฏิวัติดิจิทัลตอบว่ามีความสามารถเพิ่มสูงขึ้นในการใช้ทักษะการทำงานใหม่ ๆ ส่วนในองค์กรที่ล้าหลังกว่าเห็นด้วยเพียง 58%

ผลงานเพิ่มสูงขึ้นมาจากการใช้ดิจิทัลมากขึ้น : 73% ของนักปฏิวัติดิจิทัลตอบว่ามีผลกระทบในเชิงบวกต่อผลการทำงานของตน และ 70% ยืนยันว่าเทคโนโลยีดิจิทัลทำให้การร่วมมือกันทำงาน (collaboration) ดีขึ้น ตรงข้ามกับองค์กรล้าหลังที่มีพนักงานเห็นด้วยเพียง 55%

ความก้าวหน้าอย่างต่อเนื่องของเทคโนโลยีดิจิทัลกับระบบอัตโนมัติ (automation) ทำให้มีประสบการณ์การทำงานในที่ทำงานดีขึ้น : ขณะที่การใช้ระบบอัตโนมัติอาจถูกมองว่าเป็นเสมือนภัยคุกคามแย่งงานไปจากมนุษย์ แต่ในการสำรวจของเรากลับพบว่าพนักงานทั้งหลายกลับกระตือรือร้นกับระบบอัตโนมัติกันอย่างมาก ผู้ตอบการสัมภาษณ์ถึง 71% ยอมรับการทำงานร่วมกับระบบอัตโนมัติในอีก 5-10 ปีข้างหน้า ยอมรับการที่องค์กรจะสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีความฉลาด (smart) และประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น

“ไม่ว่าจะเป็นอุตสาหกรรมไหน เราพบว่ามีแนวโน้มที่จะมุ่งสร้างสถานที่ทำงานที่ใส่ใจในความเป็นมนุษย์ (human-centric places) เพื่อตอบสนองให้ทันความคาดหวังของพนักงานที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วและหาหนทางทำให้พนักงานมีความต้องการที่จะทำงานด้วยกับตน” กล่าวโดย Joseph White ผู้อำนวยการฝ่ายพัฒนากลยุทธ์ออกแบบและจัดการสำหรับสถานที่ทำงาน ของ Herman Miller “โดยมีการรวมเอาเทคโนโลยีที่ก้าวหน้ามาใช้ – รวมถึงเรื่องการตกแต่งเฟอร์นิเจอร์ภายในสำนักงาน – รวมทั้งวิทยาศาสตร์ทางด้านการเรียนรู้ (cognitive sciences) มาช่วยให้พนักงานคุ้นเคยกับการทำงานแบบใหม่ นี้ไม่ได้หมายถึงแค่เพียงให้ประสบการณ์ที่เป็นพิเศษและเป็นส่วนตัวสำหรับพนักงานแต่ละคนเท่านั้น แต่ยังรวมถึงโอกาสขององค์กรที่จะดึงดูดและรักษาพนักงานที่มีความสามารถที่ดีที่สุดไว้ด้วย”

“ธรรมชาติของคำว่า “สำนักงาน” กำลังถูกเปลี่ยนแปลงไปแล้ว เพราะองค์กรต่าง ๆ เริ่มตระหนักว่าสถานที่ทำงานที่มีประสิทธิภาพต้องเน้นประสบการณ์ที่ดีในการทำงานเป็นศูนย์กลาง (experience-centric) และจะต้องสามารถทำให้เข้ากันได้ระหว่างสไตล์การทำงานที่หลากหลายและบุคลิกความชอบของแต่ละบุคคล” กล่าวโดย Francisco Acoba กรรมการผู้จัดการของ Deloitte Strategy & Operations “แนวโน้มนี้กำลังนำไปสู่กระบวนการทำงานแบบใหม่ในที่ซึ่งโซลูชั่นทางด้าน IT การก่อสร้างอาคารและการตกแต่งเฟอร์นิเจอร์จะต้องมีปฏิสัมพันธ์กันอย่างกลมกลืนสร้างสรรค์กับมนุษย์ เพื่อสร้างสถานที่ทำงานขึ้น (space) ไม่ว่าสถานการณ์เฉพาะขององค์กรคุณจะเป็นอย่างไร เมื่อสถานที่ทำงานกลายเป็นสถานที่ทำให้พนักงานมีส่วนร่วมอย่างกระตือรือร้นในการทำงานในสถานที่นั้นย่อมส่งผลกระทบในเชิงบวกต่อผลลัพธ์ทางธุรกิจแน่นอนยิ่งกว่านั้นพนักงานที่รู้สึกสะดวกสบายใจในที่ทำงานยังสามารถทำภาระกิจของตนให้สำเร็จลุล่วงลงได้ ส่วนผู้ที่ไม่รู้สึกแบบนี้ในที่ทำงานของตนก็มักจะต้องย้ายงานไปหาที่ทำงานใหม่ที่มีบรรยากาศน่าเชิญชวนให้ทำงานมากกว่า”

ความเสี่ยงที่เพิ่มขึ้น

จากผลการศึกษาพบว่าพนักงานทั้งหลายรู้สึกกระตือรือร้นกับเทคโนโลยีใหม่ ๆ และต้องการให้บริษัทของตนจัดหามาให้มากขึ้นด้วย ผู้ถูกสัมภาษณ์เกือบทั้งหมดทั่วทั้งภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก (98%) เห็นว่าสถานที่ทำงานของตนควรจะถูกปรับปรุงให้ดีขึ้นด้วยการใช้เทคโนโลยีให้มากขึ้น ขณะที่มีถึง 70% เห็นว่าองค์กรของตนจะล้าหลังกว่าคู่แข่งถ้ายังไม่มีการนำเทคโนโลยีใหม่ ๆ เข้ามาใช้ และมีถึง 67% เชื่อว่าสำนักงานแบบดั้งเดิมจะกลายเป็นเรื่องล้าสมัย เพราะเทคโนโลยีก้าวล้ำหน้าขึ้นไปเรื่อย ๆ

75% ของผู้ถูกสัมภาษณ์ในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกบอกว่าบริษัทของตนได้ลงทุนในการสร้างเครื่องมือดิจิทัลในที่ทำงานในไม่กี่ปีที่ผ่านมานี้ และสนใจจะลงทุนมากขึ้นในเทคโนโลยีใหม่ๆ ล้ำสมัย อันได้แก่ เครื่องมือในการควบคุมอาคารอัจฉริยะ (smart building tools) ที่ทำงานโดยอัตโนมัติในการควบคุมอุณหภูมิและแสง (14%) เทคโนโลยีที่สามารถสั่งงานได้ด้วยเสียงและเครื่องรับส่งสัญญาณภาพและเสียงแบบไร้สาย (wireless AV) (16%) และทำแอพบนอุปกรณ์พกพาให้ใช้ทำงาน (11%)

ผู้ถูกสัมภาษณ์ส่วนมากเห็นว่าเทคโนโลยีดิจิทัลจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานมากขึ้น (63%) ทำให้ทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น (53%) และมีบรรยากาศดึงดูดให้น่าทำงานมากขึ้น (52%)

ขณะที่ผลดีที่ได้จากการมีสำนักงานยุคดิจิทัลมีหลากหลายประการ แต่จากการศึกษายังชี้ให้เห็นภัยคุกคามทางไซเบอร์ (cybersecurity) เป็นความท้าทายที่องค์กรต้องพยายามแก้ไขป้องกันไว้ด้วย

ถึงแม้ว่าพนักงานจะตอบค่อนข้างสูงในเรื่องของความตระหนักเกี่ยวกับความปลอดภัยทางไซเบอร์ (56% มักจะคิดถึงเรื่องความปลอดภัยอยู่บ่อย ๆ หรือในแต่ละวัน) พวกเขายังยอมรับว่าตนเองอาจมีส่วนในเรื่องความเสี่ยงต่อข้อมูลและอุปกรณ์ต่าง ๆ ขององค์กร มี 73% ยอมรับว่ามีพฤติกรรมเสี่ยงอย่างเช่นแบ่งปันการใช้รหัสผ่านและอุปกรณ์ร่วมกับคนอื่น

มีพนักงานถึงหนึ่งในสี่ (25%) ตอบว่าเคยเชื่อมต่อเข้า Wi-Fi สาธารณะที่ค่อนข้างไม่ปลอดภัยภายใน 12 เดือนที่ผ่านมา มี 20% ตอบว่าตัวเองใช้รหัสผ่านเดียวกันกับหลายแอพพลิเคชั่นและบัญชีผู้ใช้ และ 17% ยอมรับว่ามีการเขียนรหัสผ่านของตนไว้ป้องกันการลืม

หนทางสู่อนาคต

การค้นพบเหล่านี้ชี้ให้เห็นว่าบริษัทต่าง ๆ ควรที่จะรีบนำผลดีทางเทคโนโลยีของการมีสำนักงานยุคดิจิทัลมาปรับใช้งานเสียทีในขณะเดียวกันก็มองหาหนทางลดความเสี่ยงต่อความปลอดภัยลงให้เหลือน้อยที่สุดด้วย อรูบ้ามีข้อเสนอแนะองค์กรต่าง ๆ ควรจะดำเนินการดังต่อไปนี้ :

นำกลยุทธ์การมีสำนักงานยุคดิจิทัลมาใช้เสียที: แผนก IT จำเป็นต้องทำงานกับผู้จัดการธุรกิจ ผู้ใช้งานและผู้มีส่วนได้เสียอื่น ๆ เพื่อกำหนดแนวทางการพัฒนาให้เป็นสำนักงานยุคดิจิทัลมากขึ้น โดยจะต้องรวมถึงการนำเทคโนโลยีใหม่ ๆ ล้ำยุคที่ที่บริษัทก้าวหน้าเหนือบริษัทอื่นมาใช้ อย่างเช่น เซนเซอร์แบบชาญฉลาด (smart sensor) และแอพบนอุปกรณ์พกพาที่ปรับใช้ตามความต้องการขององค์กร ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะเพิ่มประสบการณ์ส่วนบุคคลที่พึงปรารถนากับสถานที่ทำงานมากขึ้น

สร้างสำนักงานยุคดิจิทัลที่เหมาะสำหรับการทำงานร่วมกัน : บริษัทจะต้องคิดว่าสำนักงานในยุคดิจิทัลนี้กว้างไกลกว่าพื้นที่จริง ๆ ในสำนักงานใหญ่ จะต้องรองรับการทำงานของพนักงาน คู่ค้าหรือลูกค้าที่เชื่อมต่อเข้ามาสู่ระบบจากที่พื้นที่ห่างไกล (remote) ด้วย ผู้นำทางด้าน IT จำเป็นต้องวางแผน ลงทุน สำหรับการสร้างสภาพแวดล้อมทางการทำงานที่ไร้พรมแดนนี้

สร้างความปลอดภัยตั้งแต่ระดับพื้นฐานขึ้นมา : บริษัทจะต้องออกแบบสำนักงานยุคดิจิทัลให้มีความปลอดภัยในฐานะเป็นส่วนสำคัญมาก ๆ จะต้องคิดล่วงหน้าถึงเรื่องความผิดพลาดของมนุษย์ที่อาจเกิดขึ้นรวมทั้งการเข้ามาของผู้ประสงค์ร้าย เพื่อที่จะให้มีความปลอดภัย ผู้ดูแล IT จะต้องมองหาเทคโนโลยีใหม่ ๆ ในด้านระบบเครือข่าย การประมวลผลแบบคลาวด์ ปัญญาประดิษฐ์ (AI) และการเรียนรู้ของจักรกล (machine learning) เข้ามาใช้

“สถานที่ทำงานกำลังถูกทำให้กลายเป็นการบริโภคประเภทหนึ่ง เพราะพนักงานทุกคนล้วนเป็นผู้บริโภคและเขานำความคาดหวังแบบผู้บริโภคเหล่านี้เข้ามาทำงานกับเราด้วย” กล่าวโดย Janice Le หัวหน้านักการตลาดของอรูบ้า (Aruba) “สำนักงานกำลังถูกทำให้ฉลาดมากขึ้น เพื่อที่พนักงานเองจะได้ทำงานได้อย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้นด้วย”

แนวความคิดใหม่ ๆ กำลังเกิดขึ้นโดยเป็นการรวมเทคโนโลยีอาคารอัจฉริยะ (smart building technologies) เข้ากับสำนักงานยุคดิจิทัลกลายเป็นสำนักงานยุคดิจิทัลอัจฉริยะ (Smart Digital Workplace) เป็นสถานที่ซึ่งมีการออกแบบมุ่งรองรับความสดวกสบายของมนุษย์ ให้ทำงานร่วมกับอุปกรณ์ IoT และระบบอัตโนมัติทั้งหลาย สำนักงานยุคดิจิทัลอัจฉริยะจะให้ประสบการณ์ที่เป็นส่วนบุคคลอย่างเช่นการเชื่อมต่อกับอุปกรณ์เฟอร์นิเจอร์และการปรับแสงสว่างอย่างชาญฉลาดตามความพึงพอใจของผู้ใช้ อาคารจะมุ่งอนุรักษณ์พลังงานมากขึ้น โดยมีการปรับเปลี่ยนการใช้พลังงานอย่างเป็นพลวัตรโดยมุ่งเน้นประโยชน์การใช้งานสูงสุดและคำนึงถึงรูปแบบการใช้งานของผู้ใช้แต่ละคน แนวทางใหม่นี้ไม่เพียงแต่จะเพิ่มผลงานของพนักงานแต่ยังเพิ่มประสิทธิภาพโดยมุ่งมองมนุษย์เป็นศูนย์กลางอีกด้วย

Le สรุปว่า “การศึกษาระดับสากลครั้งนี้ชี้ให้เห็นว่า การเลือกได้ (choice) ความเป็นส่วนตัว (personalization) ความสะดวกในการใช้งาน (ease) และระบบอัตโนมัติ (automation) จะให้ผลดีทั้งระดับในการดำเนินงานและผลประกอบการขององค์กรที่ได้มีการปรับเปลี่ยนที่ทำงานให้รองรับแนวโน้มอนาคตนี้ ที่ทำงานของเราเองเป็นเสมือนห้องทดลองมีชีวิตของสำนักงานยุคดิจิทัลอัจฉริยะและเราเห็นผลลัพธ์จากการที่เราสามารถหาพนักงานใหม่ ๆ ที่ชาญฉลาดมาบรรจุเข้าทำงานกับเราได้เร็วขึ้นและพนักงานเก่าชั้นยอดล้วนยอมรับตำแหน่งงานที่สูงขึ้นในองค์กรโดยไม่ลาออกไปอยู่ที่อื่น เป็นผลดีที่จับต้องได้และมากกว่าในเรื่องของผลสำเร็จในการทำงานที่เพิ่มขึ้นอีกด้วย”