Smart Office ที่มีประสิทธิภาพ ต้องรวมศูนย์จัดการและสื่อสารผ่าน Cloud

ตั้งแต่เดือนสิงหาคมที่ผ่านมา มีหลายหน่วยงานของภาครัฐยกเลิกการใช้สำเนาบัตรประชาชนและสำเนาทะเบียนบ้านในการติดต่อราชการ และหันมาใช้แอปพลิเคชันเป็นเครื่องมือในการฟังเสียงความพึงพอใจจากประชาชน นับเป็นก้าวสำคัญของการเข้าสู่ยุคไทยแลนด์ 4.0 อีกทั้งยังมีแผนระยะสั้นและระยะยาวเชื่อมโยงระบบสารสนเทศของหน่วยงานรัฐ ให้สามารถเรียกดูและบันทึกเอกสารทางราชการเพื่อให้บริการประชาชน ในขณะเดียวกันที่องค์กรธุรกิจจำนวนมากต่างเริ่มนำเทคโนโลยีหลากหลายประเภทเข้ามาปรับใช้ในการขับเคลื่อนการทำงานของตนเองสู่การเป็นองค์กรที่มีนวัตกรรมดิจิทัลเช่นกัน อาทิ เทคโนโลยีหรืออุปกรณ์ที่ช่วยอำนวยความสะดวกสำหรับจัดการกับเอกสารจำนวนมาก หรือเทคโนโลยีที่ช่วยสร้างความได้เปรียบและขยายโอกาสทางธุรกิจสู่การเป็นผู้นำธุรกิจในยุคดิจิทัล

นอกจากนี้ เทรนด์และไลฟ์สไตล์ของการทำงานในทุกวันนี้ คือ ต้องสามารถทำจากที่ไหน เวลาไหน ด้วยอุปกรณ์อะไรก็ได้ ดังนั้น การสื่อสารภายในองค์กรระหว่างพนักงาน ระหว่างหัวหน้ากับลูกน้อง ในยุคโมบายล์เป็นสิ่งที่ท้าทายมาก ด้วยเหตุนี้ องค์กรที่ต้องการเดินหน้าไปสู่ดิจิทัลจึงต้องวางแผนการสื่อสารซึ่งเป็นหัวใจหลักในการทำงานร่วมกันอย่างไร้รอยต่อ แม้กระทั่งงานด้านเอกสารก็ต้องทำได้อย่างมีประสิทธิภาพเช่นกัน



เทคโนโลยีที่คาดว่าจะมาแรงในโลกการทำงานยุคนี้หนีไม่พ้นเทคโนโลยีคลาวด์และโมบายล์ ที่ช่วยให้องค์กรและผู้ใช้งานทั่วไปสามารถจัดเก็บข้อมูลต่างๆ เป็นไฟล์ดิจิทัลได้สะดวกยิ่งขึ้น เข้าถึงงานได้ทุกที่ ทุกเวลา ทำให้การทำงานไม่จำกัดอยู่แค่ที่ออฟฟิศอีกต่อไป ตอนนี้หลายองค์กรหันมาให้ความสนใจลงทุนเกี่ยวกับคลาวด์เพื่อเพิ่มความคล่องตัวในการทำงานมากยิ่งขึ้น ถือเป็นการก้าวสู่ยุค Digital Transformation อย่างเต็มรูปแบบ รายงาน “FutureScapes 2018” โดยไอดีซี ประเทศไทย เผยว่า คลาวด์ 2.0 จะกระจายตัวและเฉพาะทางมากขึ้น ภายในปี 2564 การลงทุนขององค์กรในบริการคลาวด์ ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และบริการที่ใช้งานผ่านคลาวด์จะเพิ่มจนสูงกว่า 4.8 หมื่นล้านบาทเลยทีเดียว

ท่ามกลางกระแสการเปลี่ยนแปลงในยุค Digital Transformation นี้ ส่งผลให้รูปแบบการทำงานของบุคลากรในองค์กรเปลี่ยนตามไปด้วย IWG เผยผลสำรวจเกี่ยวกับทัศนคติต่อการทำงานที่ยืดหยุ่น จากกลุ่มตัวอย่างนักธุรกิจในหลากหลายอุตสาหกรรมจำนวน 18,000 คน จาก 96 ประเทศ แสดงให้เห็นว่าคนทำงานทั่วโลกจำนวน 2 ใน 3 มักทำงานนอกสถานที่ในทุกสัปดาห์ และมีจำนวนถึงร้อยละ 50 ทำงานนอกสถานที่บ่อยครั้งถึงครึ่งหนึ่งของสัปดาห์ นอกจากนี้ผลสำรวจยังชี้ให้เห็นว่า การทำงานที่ยืดหยุ่นไม่เพียงจะช่วยลดเวลาการทำงานเท่านั้น แต่ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน พนักงานทำงานในองค์กรนานมากขึ้นเพราะมีความพึงพอใจในงานที่ทำ ช่วยให้มีความคิดสร้างสรรค์มากขึ้น ทั้งยังให้ผลดีต่อการวางแผนกลยุทธ์ด้านการเงินที่คุ้มค่าและเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจอีกด้วย ฟูจิ ซีร็อกซ์ (ประเทศไทย) ในฐานะผู้เชี่ยวชาญด้านนวัตกรรม Cloud Communication Tools & Cloud Service Hub มีแนวคิดในการยกระดับสำนักงานในยุคเศรษฐกิจดิจิทัลเพื่อตอบโจทย์คนทำงานรุ่นใหม่ ดังนี้

● แบ่งปันและจัดการงานดิจิทัลได้อย่างง่ายดายและปลอดภัยยิ่งขึ้นบนคลาวด์ บุคลากรยุคดิจิทัลต้องการเข้าถึงข้อมูลที่ใช้งานตลอดเวลา ดังนั้นการเลือกจัดเก็บงานดิจิทัลไว้บนคลาวด์จะช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการทำงานของทีมได้มากยิ่งขึ้น พนักงานในองค์กรสามารถบริหารจัดการงานดิจิทัล รวมทั้งแบ่งปันข้อมูลต่างๆ กับลูกค้าได้อย่างง่ายดายผ่านบริการคลาวด์ ซึ่งระบบคลาวด์ที่องค์กรเลือกใช้จำเป็นต้องมีระบบความปลอดภัยสูง เพื่อป้องกันความเสี่ยงที่จะเกิดการรั่วไหลของข้อมูลสำคัญไปยังบุคคลที่ไม่มีส่วนเกี่ยวข้อง

● พิมพ์และสแกนงานได้ทันทีโดยไม่ต้องเปิดคอมพิวเตอร์ อุปกรณ์การทำงานคู่ใจของคนรุ่นใหม่ไม่ได้จำกัดอยู่แค่คอมพิวเตอร์หรือโน้ตบุ๊คอีกต่อไป การเลือกใช้เครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่นที่สามารถรองรับการสั่งพิมพ์และสแกนผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่ต่างๆ เช่น สมาร์ทโฟน, แท็บเล็ต หรือแม้กระทั่งการเลือกเอกสารบนคลาวด์เพื่อสั่งพิมพ์โดยที่ผู้ใช้ไม่ต้องเปิดคอมพิวเตอร์เพื่อสั่งงาน สามารถช่วยประหยัดเวลาในการทำงาน และตอบโจทย์การทำงานยุคดิจิทัลที่ไร้ขีดจำกัดเรื่องอุปกรณ์การทำงานได้เป็นอย่างดี

● เข้าถึงเอกสารและทำงานร่วมกันได้ทุกที่ ทุกเวลา การเก็บข้อมูลและงานต่างๆ ไว้ในรูปแบบดิจิทัลบนคลาวด์แทนการเก็บข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์หรือตู้เก็บเอกสาร ช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงและแบ่งปันงานที่ทำร่วมกันได้ทุกที่ ทุกเวลา แม้อยู่นอกสำนักงาน นอกจากจะเพิ่มความยืดหยุ่นในการทำงานนอกสถานที่แล้วยังลดเวลาในการเดินทางไปสำนักงานอีกด้วย ซึ่งเวลาที่ลดลงกลับช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้พนักงานทำงานได้อย่างเต็มที่และสะดวกยิ่งขึ้นในทุกสถานที่ ไม่จำกัดแค่ในสำนักงาน



เพื่อตอบโจทย์เทรนด์การทำงานของคนรุ่นใหม่ในยุคดิจิทัล ฟูจิ ซีร็อกซ์ (ประเทศไทย) ได้นำเสนอแนวคิด “Smart Work Gateway” หรือ SWG ในการทำงาน เป็นการสร้างระบบการสื่อสารที่ปลอดภัยแต่เปิดกว้าง ให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยใช้ประโยชน์จากเครื่องมือสื่อสารที่ออกแบบมาให้เหมาะกับความต้องการของแต่ละบุคคล พร้อมผสานรูปแบบการทำงานด้วยแพลตฟอร์ม Cloud Service Hub ที่ยกระดับอุปกรณ์มัลติฟังก์ชันให้เป็นพอร์ทัลการสื่อสาร เพียงเชื่อมโยงอุปกรณ์มัลติฟังก์ชันเข้ากับบริการคลาวด์ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้กับการทำงานร่วมกับพนักงานอื่น ๆ ในทีม เพราะลดข้อจำกัดด้านเวลาและสถานที่ทำงาน ตอบโจทย์การทำงานในปัจจุบันได้เป็นอย่างดี